Por Mary Teles – Especialista em Organização e Escritora, sua aliada para a Ordem e Eficiência
Se você está pronto para começar a tornar seu local de trabalho mais organizado, mas não sabe por onde começar, aqui estão alguns conselhos valiosos.
O primeiro passo para combater a desorganização da sua mesa é organizar todas as distrações visuais. Obras de arte feitas por seus filhos, centenas de fotos de suas últimas férias, frases motivacionais – tudo isso pode interromper sua produtividade e impedir que você se concentre no trabalho.
Dê uma olhada nos itens em sua mesa. Eles realmente precisam estar lá? Armazene todos os arquivos ou papéis nos locais apropriados imediatamente. Se houver canetas espalhadas pela área de trabalho, verifique se elas funcionam, e se não, as joguem no lixo.
Existem artigos, jornais ou materiais publicitários antigos? Se não forem necessários, recicle-os. Olhe novamente para quaisquer pastas ou arquivos antigos para avaliar o conteúdo. Se as informações e os documentos internos forem antigos ou não serão mais necessários novamente, livre-se deles. Seja implacável.
Uma bagunça virtual pode ter um impacto tão negativo no seu bem-estar mental e na sua produtividade quanto uma bagunça física; portanto, comece reorganizando a área de trabalho do computador. Se os documentos foram salvos lá por anos ou ícones estão bagunçando a tela inteira, é difícil identificar o que você precisa quando está procurando algo. Exclua os arquivos ou ícones indesejados e arrume os outros para ter uma tela bem organizada.
Também lide com as caixas de entrada do seu email. É muito fácil permitir que seus e-mails fiquem fora de controle, especialmente se você receber centenas todos os dias. No entanto, reservar um tempo para separar as pastas e excluir o lixo ajudará a tornar as coisas mais fáceis de gerenciar. Se você encontrar alguma mensagem esquecida, responda-a e arquive-a perfeitamente em uma pasta na qual saiba que pode encontrá-la novamente. Depois que sua caixa de entrada estiver arrumada, é importante manter o controle da tarefa. Estabeleça o objetivo de esvaziar sua caixa de entrada todos os dias.
Você precisa de mais dicas para organizar com êxito seu espaço de trabalho? Aqui estão alguns conselhos de especialistas que o colocarão em uma boa posição.
Jogue fora o lixo – você usou um item no local de trabalho recentemente? Você realmente vai usá-lo novamente? Assim como você faria em casa, crie pilhas separadas para serem tratadas mais tarde. Três pilhas devem ser usadas aqui – uma pilha de lixo, uma pilha de armazenamento e uma pilha de tarefas.
Crie um sistema de armazenamento eficaz. Contanto que faça sentido para você, ele fará o trabalho.
Crie uma pilha de tarefas a fazer. Crie pastas para cada projeto ou cliente com o qual você está trabalhando. Assim que o projeto estiver concluído, vá até a pasta e jogue fora todos os documentos sem importância. Em seguida, guarde a pasta em um local apropriado.
Quando a superfície da mesa estiver visível, reserve um tempo toda semana para ficar por dentro disso. A regra de um toque pode ajudar com isso. Basicamente, assim que um pedaço de papel tocar sua mesa, trate-o imediatamente. Lixeira, ação ou arquivá-la. Isso se aplica a e-mails e mensagens também. Use a tecnologia da melhor maneira para economizar tempo e esforço. Mantenha um organizador on-line para combinar sua lista de tarefas, calendário e catálogo de endereços em um local conveniente.